Comptabilité à l’école
Comptabilité des recettes et des dépenses directement effectuées par l’école (fêtes, collectes, produits annexes tels que photographies des élèves, etc.) et non des "crédits scolaires" à la charge de la commune qui sont abordés dans une autre fiche : fournitures et matériel scolaires.
LA RÉGLEMENTATION
Note de service N° 82-214 du 21 mai 82 (BO N°22 du 3-6-82) : ouverture de comptes chèques postaux pour la gestion de fonds destinés aux écoles publiques.
Note de service N° 83-508 du 13 décembre 83 (BO N° 3 du 19-l-84) : photographie dans les établissements scolaires.
Définition« Les écoles maternelles et primaires ne sont pas, à la différence des lycées et collèges, des établissements publics. Elles n’ont donc pas la personnalité morale et ne bénéficient pas de l’autonomie financière. Toutes les dépenses de fonctionnement sont prises en charge par le budget communaL...
Les fonctionnaires ou agents des organismes publics n’ayant pas la qualité de comptable public ou de régisseur ne peuvent être titulaires ès qualité d’un compte courant postal... Si un compte courant est ouvert, il doit l’être au nom d’une association régulièrement constituée conformément à la loi du 1 juillet 1901. Le directeur n’est pas obligatoirement le signataire de ce compte... Il apparaît donc que les directeurs d’école n’ont pas qualité pour gérer des fonds publics et qu’en aucun cas un compte ne peut être ouvert au nom de Monsieur le Directeur au de Madame la Directrice. »
« La circulaire f 76-076 du 18 février 76 qui réglemente la photographie dans les écoles conserve toute sa valeur : la prise de photographie de classes ou de divisions entières est seule autorisée. Toute prise de vue individuelle est proscrite. »
LA PRATIQUE
La note de service de mai 82 est très claire : aucun compte au nom de l’école.
Sont seuls admis les comptes ouverts au nom d’associations de type loi de 1901 :
La coopérative scolaire : le compte est ouvert au nom de « OCCE Coopérative scolaire de l’école... ».
L’association sportive USEP : théoriquement un compte ouvert sous l’intitulé « Association USEP de l’école » ne peut gérer que des fonds correspondant aux activités sportives.
Une association Loi 1901 créée autour de l’école : cette formule est la plus libre, mais aussi la plus contraignante car elle oblige à fonder une association, à la déclarer à la préfecture et dans le Journal Officiel, à tenir les réunions statutaires, etc.
L’ouverture d’un compte postal entraîne la tenue d’une comptabilité régulière et transparente :
Cahier de comptabilité où sont notées recettes et dépenses avec une répartition par activités (sorties, collectes, fête, photographies, etc.) ; cette comptabilité peut aussi être informatisée sur la tête de réseau à partir d’un logiciel outil, le « tableur » qui est une feuille de calcul électronique et qui permet un ajustement précis (balance) des comptes.
Pièces de comptabilité : factures, relevés d’opération sur CCP. Elles seront à conserver en archives.
L’utilisation systématique des chèques pour les dépenses, mais aussi pour les recettes (versement d’argent des familles pour une sortie, collecte, etc.) permet d’éviter toute erreur (les relevés de CCP sont numérotés par année civile) et tout risque de vol d’argent liquide dans l’école.
La comptabilité doit être présentée aux enseignants (qui devront en émarger le bilan simplifié dans le cas d’un compte de coopérative scolaire), ainsi qu’aux membres du Conseil d’école.
L’argent géré sur un compte ainsi ouvert ne peut correspondre qu’à certaines activités :
Recettes :
• versements (volontaires et non obligatoires) des parents à la coopérative scolaire ;
• subventions ou dons divers ;
• produits de ventes autorisées : photographies (voir paragraphe 1.2. définition, ci-dessus - seules sont permises les photos de groupe), collectes officielles (Jeunesse au plein air, école publique), journaux scolaires, etc.
• produits de fête scolaire, de vente d’objets réalisés dans l’école et de tombola :
• versement des familles correspondant à une sortie scolaire.
Dépenses :
• reversement de la cotisation de coopérative à l’association départementale OCCE ;
• paiement d’une assurance pour les activités coopératives OCCE, MAIF, MAE...) et pour la protection du matériel acheté par la coopérative ;
• achat de petit matériel correspondant aux activités de l’association ateliers, fêtes, kermesse, correspondance scolaire, sorties, etc. ;
• achat de gros matériel pour l’école : audiovisuel, informatique, sportif.
Aucun achat de livres et de fournitures scolaires ne dolt être effectué sur le compte de la coopérative. Ces achats relèvent exclusivement des crédits communaux.
La tenue la plus rigoureuse possible de la comptabilité de l’école aide à son rayonnement vis à vis des partenaires extérieurs et ne peut qu’inciter les parents à aider au maximum au bon fonctionnement de l’association qui la gère (coopérative, USEP ou autre).
